생애 첫 오프라인 스터디를 기획한다면

안녕하세요. 커뮤니티 빌더 여러분 스트래치드 입니다.

이전 뉴스레터에서 소개했었던 ‘제로 스터디’ 기억하시나요? 지난주 토요일, 드디어 커뮤니티 북 스터디 ‘제로 스터디’ 1회를 진행했는데요. 첫 오프라인 행사였기 때문에 3호에 소개해드렸던 체크리스트를 참고해서 한번 행사를 기획 및 진행해봤습니다. 리스트 중 어떤 항목을 적용해 기획했으며, 스터디 후기는 어땠는지 살펴보려고 합니다. 커뮤니티에서 오프라인 행사나 스터디 운영을 계획하고 계신다면 오늘 레터가 실용적인 도움이 되실 거예요.

이번 주 뉴스레터 목차
• 제로 스터디에 ‘당신을 초대합니다’
• 첫 오프라인 행사 기획, 체크리스트에서 어떤 부분을 참고했을까?
• 제로 스터디의 첫 도전을 회고하며

🔒 제로 스터디에 ‘당신을 초대합니다’

제로 스터디는 "즐거움은 그대로, 부담은 덜하게"라는 슬로건을 가진 팀 래치드의 북 스터디입니다. 커뮤니티에 대한 책을 읽고 가볍게 이야기를 나눠보는 모임이죠. 스터디는 팀원 영언님에 의해 시작되었는데요. 커뮤니티에 대한 책을 읽다가 문득 본인과 같이 커뮤니티에 대한 관심은 있지만, 경험이 적어 어렵게 느끼는 분들이 있을 거라는 생각이 들었다고 해요. 이러한 고민을 부담 없이 나누는 스터디가 있으면 좋겠다고 판단했고, 최근에 재미있게 읽은 커뮤니티 책을 주제로 ‘제로 스터디’를 기획하게 됐죠.

그렇게 제로 스터디 1회는 드디어 지난 토요일 강남역 부근 스터디 공간에서 열렸습니다. 크게 3가지의 파트 순으로 진행되었는데요. 먼저 스터디 참석자 스스로와 본인이 운영하는 커뮤니티에 대해 소개한 후 책에서 인상 깊었던 부분에 대해 각자의 생각을 나눴어요. 마지막으로는 각자 커뮤니티를 운영하면서 들었던 고민이나, 커뮤니티를 운영하게 된 계기, 앞으로 만들어가고 싶은 커뮤니티에 대한 이야기를 공유했죠.

첫 오프라인 스터디 기획,
체크리스트에서 어떤 것을 참고했을까?

저희 팀 첫 오프라인 행사였기 때문에 이전에 레터 3호에서 다룬 ‘행사에서 반드시 알아야 할 체크리스트’를 기반으로 스터디를 기획해봤어요. 어떤 항목을 참고해 기획하고 결과로 만들었는지 함께 살펴보시죠.

준비 전 단계

먼저 참여자들이 왜 이 북 스터디에 참여해야 하는지 생각해봤어요. 책 <당신을 초대합니다>를 재밌게 읽었거나 커뮤니티에 대해 함께 공부해보고 싶으신 분들, 혹은 커뮤니티에 대한 고민이나 이야기를 부담 없이 하고 싶으신 분들이 신청할 것이라 예상했어요. 그리고 행사가 끝난 후 SNS에 공유하고 싶어지는 공간과 분위기를 만들어야겠다고 생각했죠.

생각보다 저희가 원했던 소규모 북 스터디의 디테일한 레퍼런스를 찾기가 어려웠습니다. 그래서 예전에 참여했던 북 스터디의 기억을 더듬어 기획을 해봤는데요. 자기소개 포맷과, 당시 발표한 자료, 식순 등을 참고해서 이번 스터디 자료를 제작했어요. 도넛 및 커피 케이터링도 벤치마킹을 통해 사전에 준비했죠.

행사 준비

장소의 경우 대관료와 위치를 가장 중요하게 생각했습니다. 어떤 분들이 오실지 모르기 때문에 최대한 교통이 편리하면서도 서울 중심에 위치한 공간을 구해야겠다고 생각했죠. 공간 규정 관계상 미리 방문해볼 수는 없었지만, 최대 수용 인원이 10명인 점과 간단한 음료 및 다과를 먹을 수 있음을 사전에 확인했습니다.

대관료와 케이터링을 제외하고는 별도의 비용이 들지 않았기 때문에 이 두 가지를 중점으로 예산을 산정했습니다. 예산이 많지 않았으므로 따로 기념품이나 디스플레이 설치를 하지는 않았지만, 대신 공간 내 빔프로젝터로 스터디 자료를 벽면에 띄워 브랜딩용으로 사용했답니다.

이 부분을 가장 촘촘히 설계했던 것 같은데요. 먼저 앞서 설정했던 스터디 참여 타깃을 생각하며 탈리를 활용해 스터디 모집 글을 작성했어요. 커뮤니티 책을 스터디 해보고 싶은 분이나, 커뮤니티 마케팅에 관심이 있는 분, 커뮤니티를 운영에 고민이 있는 분들이 주 대상이었죠.

👉 모집 글 구경하기

행사장 디스플레이는 사전 제작한 스터디 진행 PPT를 벽면에 띄워놓고, 식순에 맞게 넘기면서 진행했고요. 행사 목차는 크게 자기소개, 북 스터디, 커뮤니티 토크 3가지 순으로 기획했습니다. 스터디에 관심을 보일만한 분들이 모여있는 래치드 커뮤니티(오픈카톡방)과 스타트업 세일즈/마케팅 관련 커뮤니티 3곳에 모집 글을 홍보했죠.

위에서 작성한 과제 리스트대로 참석자를 모집했고, 목표했던 3명의 참석자를 받아 모집을 성공적으로 마감할 수 있었어요. 행사 전 스터디에 대한 구성과 장소, 시간 등을 구체적으로 적어 이메일로 안내했습니다.

행사 진행 순서와 책 키워드를 기반으로 한 대본을 10장 정도 준비했고, 행사 목차별 장표를 담은 진행 PPT도 사전 제작했어요. 해당 PPT는 식순을 알려드리는 용도로 사용했지만, 스터디 공간 브랜딩용으로도 사용할 수 있었습니다.

행사 진행

행사 시작 1시간 전 공간에 미리 도착해, 팀원들과 함께 스터디를 위한 공간 사전 세팅을 진행했는데요. 먼저 8명이 골고루 이야기를 나눌 수 있도록 테이블 2개를 붙여 원 모양을 만들었습니다. 편안한 분위기 조성을 위한 은은한 조명과 스터디에 방해되지 않는 잔잔한 BGM도 틀었죠. 이후 빔프로젝트를 사용해 사전에 준비해온 PPT를 벽면에 세팅했고, 시뮬레이션을 해보며 대본 구성과 내용을 체크했습니다.

래치드의 디자이너 팀원이 사진/영상 기록을 맡아서 스터디 중간에 사진을 촬영했어요. 스터디가 시작하기 전 사진이 잘 나오는 각도를 미리 찾아놓고, 해당 각도 쪽에 자리를 잡고 앉아있다가 스터디에 방해되지 않도록 조용히 사진을 촬영했답니다.

행사 종료 후

스터디 행사가 끝난 후 당일 저녁에 바로 팔로업 및 피드백 요청 메일을 보내 참석자분들의 후기를 받았습니다. 다들 너무 좋은 평을 남겨주셔서 굉장히 뿌듯했어요. 결과 보고와 회고는 이번 6호 뉴스레터를 통해 해보려고 하는데요. 다음 파트에서 이번 스터디에서 좋았던 점과 아쉬웠던 점은 무엇인지, 2회를 연다면 어떤 부분을 개선하고 싶은지 회고해보겠습니다.

👀 제로 스터디의 첫 도전을 회고하며

좋았던 점

먼저 가장 좋았던 부분은 첫 스터디임에도 불구하고 잘 참여해주신 참석자분들의 적극성과 스터디 분위기였습니다. 처음 자기소개 시간까지만 해도 약간의 어색함이 있었지만 본격적으로 북 스터디 파트에 들어간 후에는 각자의 의견과 일화를 자유롭게 나누며 분위기가 서서히 풀어졌습니다. 이후 2부 커뮤니티 토크에서는 커뮤니티를 운영하며 들었던 사소한 고민이나, 공감할 수 있는 개인적인 이야기를 하며 라포를 형성할 수 있었어요.

그다음 좋았던 부분은 치밀한 사전 준비를 통한 매끄러운 스터디 진행이었는데요. 스터디를 기획한 영언님은 이번 스터디를 위해 10장 가까이 되는 대본을 준비했어요. 책 내용을 키워드별로 정리하고 그에 맞는 이야깃거리를 모두 작성하는 치밀함을 보였죠. 덕분에 스터디가 끊김 없이 다음 주제로 자연스럽게 이어지며 매끄럽게 진행되었어요.

또한 정확한 시간 분배로 파트별 치우침 없이 깔끔하게 스터디가 마무리되었습니다. 북 스터디 파트에서는 인상 깊었던 부분에 생각을 돌아가면서 공유했고, 커뮤니티 토크에서는 참석자분들의 운영 노하우를 들을 수 있었어요. 여러모로 매우 만족스러운 시간이었답니다. 하지만 어느 행사나 아쉬움은 있는 법이죠. 이번 첫 오프라인 행사를 진행하면서 부족했던 부분이나 개선하면 좋을 점들을 정리해봤어요.

개선할 점

• 업무 체크리스트 미리 작성하기

업무 체크 리스트를 미리 작성했다면 좋았겠다는 생각이 들었습니다. 꼼꼼히 다 준비하고 나서도 괜히 뭔가 빠뜨린 듯한 불안감이 들었거든요. 미리 체크리스트를 작성해 항목을 지워나가며 현장을 확인한다면, 좀 더 치밀한 준비와 함께 마음의 안정감을 얻을 수 있을 것 같아요.

• 전날 리마인드 연락 보내기

이번 제로 스터디 1회는 사전안 내 메일을 1번을 제외하고는 다른 안내 연락을 드리지 않았는데요. 스터디 날짜 3일 전이나, 전날에 행사를 리마인드하는 연락을 했으면 참석자분들 입장에서 더욱 좋았겠다는 생각이 들었습니다.

• 자기소개 미리 받기

자기소개 시간에 키워드 3가지를 준비해달라고 사전에 요청드렸는데요. 단순히 현장에서 키워드 3개를 말하는 것이 아니라, 키워드를 미리 받아 PPT 자료에 추가했으면 좋았겠다는 생각이 들었습니다. 화면에 띄워놓고 보면 사람들이 서로를 더욱 잘 이해하고, 기억하기 쉬워질 것 같아요. 앞으로는 좀 더 미리 사전 안내 메일을 발송하고 키워드를 취합해야겠다는 생각이 들었습니다.

• 참석자 전화번호 받기

참석자 정보 수집 시 이름과 이메일만 받았었는데요. 이메일 외에 전화번호를 함께 받으면 좋았겠다는 생각이 들었습니다. 오시기 전 문자로 리마인드도 드릴 수 있고, 돌발 상황이 생길 경우 즉시 연락드릴 수 있기 때문이죠. 물론 이메일 내 저희 쪽 연락처를 남기긴 했지만, 운영진 측에서도 참석자 분들 전화번호를 가지고 있는 것이 서로 편할 것 같다는 생각이 들었습니다.

• 스터디 내용 좀 더 구체적으로 공유하기

이번 1회에는 각자 인상적이었던 부분을 하나씩 뽑아와 현장에서 공유하고 이야기를 나눠보는 식으로 진행했는데요. 각자 책을 읽은 시점도 다르고 인상 깊게 기억하는 부분들도 달라 파트별 이해도 차이가 있다는 점을 깨달았습니다. 스터디 전 미리 어떤 내용을 다룰지 공유한다거나, 각자 인상 깊었던 파트를 사전에 수집해 안내한다면 스터디에서 더욱 심도 깊은 대화가 가능할 것 같습니다.

• 공간 안내 디스플레이 세우기

장소 입구가 헷갈리는 경우 안내 인원을 배치하거나 입간판 등의 안내 디스플레이를 세워야겠다는 생각이 들었습니다. 이번 스터디 공간의 경우에도 오피스텔 형태로 되어있어 참석자 분들이 찾아오시기 다소 헷갈릴 수 있는 부분이 있었거든요. 오프라인 행사에서는 사소한 부분들도 최대한 세심하고 친절하게 제공해야 한다는 사실을 깨달았습니다.

• 사진 최대한 확보하기

후기 콘텐츠 제작을 위해 사진을 더 많이 기록했어야 하는데, 그러지 못해서 아쉬웠습니다. 다음부터는 공간 사진이나 팀이 세팅하는 모습 등을 최대한 여러장 확보해야 겠다는 생각이 들었습니다. 이와 같이 스터디 사진을 찍을 경우 콘텐츠에 활용될 수 있음을 참석자분들께 사전에 명시하는 것은 필수입니다.

오늘의 스트래치드는 여기까지입니다. 제로 스터디 1회 어떠셨나요? 팀 래치드의 좌충우돌 첫 오프라인 행사였음에도 불구하고 좋은 피드백 주신 참석자 여러분과 관심 주신 모든 분들께 감사하다는 말씀 드리고 싶습니다. 제로 스터디는 이번 1회에서 끝나는 것이 아니라 2회, 3회, 앞으로도 계속 진행될 예정이니 관심가지고 지켜봐주세요. 그럼 이번 뉴스레터는 여기서 마치고, 다음 주 더 유익하고 알찬 인사이트로 찾아뵙도록 하겠습니다. 감사합니다.

출처)
https://latched.ghost.io/onrain-moimhalgga-opeurain-moimhalgga/