행사에서 반드시 알아야 할 체크리스트

안녕하세요. 커뮤니티 빌더 여러분 스트래치드 입니다.

커뮤니티를 운영하다보면 멤버들과의 만남을 위해 온라인 혹은 오프라인으로 행사를 진행해야 하는 순간이 오는데요. 미리 정해진 체크리스트가 없다면, 필수 항목을 놓치거나 행사가 원활히 진행되지 않겠죠. 오늘 레터에서는 실무에서 바로 적용할 수 있는 온라인/오프라인 행사 체크리스트를 뽑아봤습니다.

이번 주 뉴스레터 목차

‌‌• 온라인 행사에서 반드시 알아야 할 체크리스트‌‌
• 오프라인 행사에서 반드시 알아야 할 체크리스트

🔒 온라인 행사 체크리스트

먼저 온라인 행사를 진행할 시 체크해야 하는 항목입니다. 온라인 행사는 시간과 장소, 비용 문제로부터 자유롭지만, 원할한 소통과 유대감 형성이 어렵다는 단점이 있는데요. 이를 보완하기 위해서는 어떤 항목들을 체크해야 할까요?

준비 전 단계

📌 스스로 강점 체크하기‌‌
먼저 온라인에서 자신이 펼칠 수 있는 스스로의 역량이 무엇인지 체크합니다. 열정, 참여자와의 관계, 콘텐츠 숙련도, 유머, 이야기를 잘 유도하는 능력 등이 있죠.

✔ 내 모습을 솔직하게 공유하기‌‌
온라인 행사를 진행하는 운영자 본인의 모습 그대로를 공유하는 것이 좋아요. 구성원들의 긴장을 풀어줄 뿐만 아니라 내적 친밀감을 형성할 수 있습니다.

✔ 참여자들 상태 파악하기‌‌
행사에는 다양한 참여자가 있을 수 있습니다. 참여자 개개인이 어떤 상태인지, 어떤 이슈, 지식, 동기부여를 가지고 있는지 사전에 체크하는 것은 행사 기획에 큰 도움이 됩니다.

행사 준비

📌 사용 플랫폼 미리 연습하기‌‌
어떤 플랫폼을 사용할거냐에 따라 사용 방법과 참여자 안내 사항이 완전히 달라집니다. 행사 준비 과정에서 미리 익하고 테스트 해보세요.

✔ 사용할 온라인 행사 툴 선정하기

✔ 비디오 화면 및 위치 설정하기

• 얼굴이 화면 중앙에 위치해 있는지
• 뒤에 강한 조명이 없는지
• 시각적 방해를 최소화하기 위해 무늬없는 배경이나 정리된 배경화면 추천

✔ 시스템 테스트하기

• 로그인 가능여부
• 헤드폰 및 외부 모니터 테스트

📌 집중할 수 있는 환경 만들어주기
온라인 행사는 아무래도 참여자들이 쉽게 집중력을 잃을 확률이 높은데요. 따라서 참여자가 지속해서 참여할 수 있도록 장치를 마련해야 합니다.

✔ 행사 시작 전 준비사항 미리 공유하기
이메일 등을 통해 참여자에게 온라인 모임을 준비시켜 주세요.‌‌

ex) 연결 시 가장 조용하고 네트워크 환경이 원할한 장소에서 접속해주세요/ 헤드폰을 사용해주세요 등

✔ 행사 시작 시 주의 행동 안내하기
참여자가 행사에 집중할 수 있도록 행동을 안내합니다.‌‌

ex) 반려동물은 잠시 다른 방에서 놀 수 있도록 하는건 어떤가요? / 행사 중간에는 휴대전화나 이메일 사용을 자제해주세요 등

행사 진행

📌 참여자 활동 유도하기‌
‌참여자가 행사에 참여하고 관심을 가질 수 있도록 유도합니다.

• 음성/채팅으로 질문 던지기
• 참여자가 이야기하도록 만들기
• 모두 같은 방식으로 참여하지 않도록 다양한 참여 방식 사용
• 한 사람당 3분 ~ 5분 이상 이야기 하지 않도록 조절

📌 에너지 관리하기‌‌
온라인 행사의 집중력과 텐션을 마지막까지 유지할 수 있도록 에너지를 관리합니다.

✔ 세션 길이 제한하기

• 2시간 이내로 진행하기 (90분 정도가 이상적)
• 만약 길어질 경우 세션를 잘 나눠야 함

✔ 스케줄 조절하기

• 2시간 행사 기준 5~10분 휴식시간 배치
• 세션이 많은 경우에는 좀 더 넉넉하게 휴식시간 배치 (세션 사이 30분 가량)

✔ 참여 포맷 다양하게 구성하기

• 똑같은 소통방식으로 인해 참여자가 지치는 것을 방지
• 자기 주도성을 가진 활동 포함 (나의 이야기 하기, 종이에 그림그리기, 회고하기 등)

📌 참여자 팔로우하기‌‌
온라인 행사는 결국 일방향적이기 때문에 참여자들이 잘 참여하고 있는지 체크하는 것이 중요합니다.

✔ 투표 및 반응기능 활용
간단한 1~2개 질문을 통해 실시간 투표를 진행하거나, 반응하게 해 행사에 잘 따라오고 있는지 체크합니다.

✔ 이해도 체크하기
세션 진행 도중 “잠시 확인하는 시간을 가질게요. 여기까지 질문사항 있나요? 혹시 명확하지 않은 부분이 있다면 어떤 건가요?”라고 물어보며 이해도를 체크합니다.

또한 사람들이 추가적인 도움을 필요로 하지 않는지 자주 체크해야 합니다.

📌 참여자 소외감 줄이기

✔ 가장 빠른 대답만 고르지 않기

• 가장 먼저 대답하는 참여자의 답변을 고르기 보다, 덜 대답하는 참여자를 참여시킬 방법 찾아보기
• 온라인에서 자신감있게 활동하지 못하는 사람들이 세션에 참여할 수 있도록 기회 만들어 주기

✔ 최대한 모든 사람이 참여할 수 있도록 하기

• 사정이 생겼을 경우에 대체할 수 있는 선택지 제공하기
  ex) 비디오 사용 불가인 경우 다른 방식으로 참여할 수 있다는 사실 알려주기

행사 종료 후

📌 완벽주의는 살짝 내려놓기
온라인 공간은 우리가 제어할 수 없는 영역 밖 요소들이 너무 많아요. 따라서 현실에 맞게 준비하고 문제를 최소화하되 자책하면 안돼요. 온라인 행사를 통해 솔직하게 커뮤니케이션 하다보면 커뮤니티 멤버들과 더욱 친밀한 관계를 형성할 수 있을 거예요.

🔑 오프라인 행사 체크리스트

다음은 오프라인 행사를 진행할 시 체크해야 하는 항목입니다. 오프라인은 직접 커뮤니티 멤버들과 대면하며 유대감을 쌓을 수 있다는 장점이 있지만, 시간과 장소, 비용의 제약이 있어 더욱 꼼꼼하게 살펴봐야 하는데요. 어떤 항목들을 체크해야 하는지 살펴볼까요?

준비 전 단계

📌 기획 전 먼저 참석자의 입장에서 생각해보기

• 행사에 참여해야 하는 이유
• 행사를 통해 기대하는 부분
• 행사가 끝난 후 SNS에 어떤 것들을 공유하고 싶은지

→ 이를 바탕으로 행사를 통해 전달하고자 하는 메시지를 명확하고 간결하게 표현

📌 레퍼런스 탐색하기

• 이전 담당자에게 진행 방식 묻기
• 예산 품의서, 계약서 등 지난 문서 참고
• 비슷한 성격의 행사 참가 및 후기 서치 (식순, 행사장 브랜딩 등 벤치마킹)

행사 준비

📌 장소 선정하기
장소는 오프라인 행사의 분위기를 결정하는 중요 요소이기 때문에 신중하게 결정해야 해요.

✔ 후보 장소 3곳 선정 (5가지 항목 기준으로 판단)

• 대관료
• 주차 (발렛 여부 포함)
• 식사 (식수·음료 제공 여부 포함)
• 위치 (대중교통 편의성 등)
• 기본 제공 서비스 (플라워, 아이스 카빙 등)

✔ 후보 장소 직접 확인

• 방문 후 행사 공간 크기와 최소/최대 수용 인원 체크
• 최소 보증 인원은 몇 명인지
• 최대 수용 가능한 인원
• 식사 추가 가능 여부

📌 팀 꾸리기

• 디자인, 마케팅, 홍보 등 행사 준비 및 진행에 대한 리소스 꾸리기
• 전체 행사에 참여하는지 혹은 특정 업무에만 도움을 줄 수 있는지 파악해 R&R 정리하기
• 에이전시 섭외 시 우리가 진행하고자 하는 것과 유사한 행사의 운영 경험이 있는지 확인

📌 예산 정하기

• 대략적인 예산 파악
• 예산안 작성
• 고정/변동 예산 항목 구분 (고정: 장소 대여비, 식대 등 / 변동: 기념품, 디스플레이 설치 등)
• 예비비 포함 (통상 전체 예산의 10% 정도 예비비로 산정) → 실제 행사 준비 과정에서 제작 단가를 높일때 사용하거나 추가 기획할 때 사용

📌 과제 리스트 작성

• 누가 행사에 참여할 것인가 (섭외/초청)
• 행사장을 어떻게 꾸밀 것인가 (물품 제작, 행사장 디스플레이)
• 무슨 프로그램을 운영할 것인가 (행사 연출, 행사 운영)
• 어떻게 행사를 알릴 것인가 (홍보·마케팅)
• 기타 실무 업무 (예산 수립, 내부 커뮤니케이션 등)

📌 참여자 안내 및 초대

✔ 내부 직원 참여자 안내

• 진행자
• VIP (프레스, 사내 리더, 오피니언 리더 등)
• 사진 촬영하기 좋고, 노트북 충전 등이 원활한 좌석 (프레스석)
• 행사 준비 기간 동안 내부 직원 참여자에게 과정 2~3번 공유 및 초대 메일 발송

✔ 참여자 초대

• 행사 당일까지 3~4번의 초대 발송 필요 (이메일, 문자 등)

📌 행사 무대 구성

• 프로그램별 예상 운영시간 최대치로 계산 (돌발상황 커버)
• 큐시트 작성 (무대 위의 모든 요소 포함)
• 발표 자료 준비 (PPT 혹은 같이 보면 좋을 자료들)
• 식전/브레이크 타임 행사도 본행사만큼 중요하게 (포토월, 사진전, 럭키드로우 등)
• 영상 및 스크린 세팅 필수
• 식전/오프닝/브레이크 타임 영상 준비

📌 오프라인 행사 바이럴 유도하기

✔ 굿즈 제공

• 물품 제작 시 디자인 및 업체 서칭 → 샘플 확인 → 업체 확정 및 제작 → 배송 (최소 1~2달 여유있게 주문)
• 쇼핑백 및 선물 패키지 브랜딩

✔ 행사장 디스플레이

• 디스플레이가 가능한 공간과 요소 사전 협의
• 사이드 현수막
• 무대 요소
• 로비 디스플레이
• 행사장 기본 설치물 (고정 디스플레이, X-배너, 메뉴 카드 등)
• 네임 텐트 (삼각 이름표)

행사 진행

📌 업무 체크리스트 작성 (5분 단위)

📌 운영 스태프를 위한 안내가이드 작성
참여자의 질문에 바로 대답할 수 있도록 현장 기본 내용 안내 가이드북 배부 및 교육

• 행사장 도착시간
• 행사장 안내도
• 주차 정책, 주차권 수령 바업
• 자리 배치도
• 의상 정보
• 비상 연락처
• 식당 장소 및 시간

📌 행사 진행 테스트 미리하기

• 인쇄물 오타 검수
• 발표 시 PPT 체크
• QR 사용 시 랜딩 확인 필수 (무료 QR코드 생성 사이트 시 유료 전환 기간 체크)

📌 실시간 모임 기록하기
2차 콘텐츠 제작을 위한 사진/영상 기록 많이 남기기

• 외주 포토그래퍼
• 팀 내 사진/영상 담당
• 이후 PR기사나 숏폼 콘텐츠, 홈페이지 업로드용 등으로 사용 가능

📌 네트워킹을 위해 명함 넉넉히 챙기기

행사 종료 후

• 행사 주요 내용 매체 홍보
• 파트너사 예산 집행
• 결과 보고 (후기 결과 보고 메일 및 상세 리포트 보고)
• 행사 참여자들 피드백 받기
• 회고 및 개선점 발굴

오늘의 스트래치드는 여기서 끝나지 않습니다. 오늘 소개해드린 오프라인 체크리스트를 직접 적용해 커뮤니티 북 스터디를 한번 기획해 봤습니다.

일명 즐거움은 그대로, 부담은 덜한 ‘제로 스터디’ 입니다. 커뮤니티에 대한 관심은 있지만, 많은 경험을 해보지 않아 어렵게 느껴지는 빌더분들을 모십니다. 팀 래치드와 함께 커뮤니티에 대해 공부하고, 평소 가지고 있던 고민을 부담없이 털어보세요. 자세한 내용은 하단의 신청 링크에서 확인해주세요!

신청하기 👉 https://mavrks.com/zero-study

그럼 이번 뉴스레터는 여기서 마치고 다음 주 더 유익하고 알찬 인사이트로 찾아뵙도록 하겠습니다. 감사합니다.

출처)
https://brunch.co.kr/@2hopper/35
https://brunch.co.kr/@2hopper/31
https://www.makehope.org/온라인공론장②
https://publy.co/content/7000?fr=search&sc=all%3A361db88a227c6abbf219a7d852f69915%3Acontent_lists_1129700003